Vademecum für den Aufbau eines Forschungsinstituts

Das neue LBI for Science Outreach and Pandemic Preparedness (LBI SOAP) an der MedUni Wien wurde im Juli 2025 aus der Taufe gehoben und im Dezember feierlich eröffnet. Ab Mitte Mai hatte Heike Barakat, genannt Heba, als wissenschaftliche Administratorin alle Hände voll zu tun, Räume und Prozesse für die Forschung zu schaffen.

Was macht eine administrative Managerin? Die Frage ist eher: Was macht sie nicht? „Alles – von Kaffeekochen bis zur Verwaltung eines Millionenbudgets, und dazwischen messe ich mit dem Zollstock die geplanten Büro- und Laborräumlichkeiten aus“, umreißt Heike Barakat ihre Aufgaben im ersten Jahr. Zu den Stärken der wissenschaftlichen Administratorin gehört, gerade Notwendiges zu erfassen, Prioritäten permanent neu zu reihen und dennoch den Überblick zu behalten, in alle Richtungen gut zu kommunizieren und die Ruhe zu bewahren.

Das LBI SOAP ist bereits die dritte neue Forschungsstruktur, die sie mit aufbaut. Sie wusste grob, was auf sie zukommt – Routine wird diese erste Phase nie, wobei die Geschäftsstelle der Ludwig Boltzmann Gesellschaft eine wichtige Hilfe dabei ist, Prozesse aufzusetzen sowie unterschiedliche Player und Strukturen unter einen Hut zu bringen.

Über Barakats Schreibtisch hängt eine gezeichnete Postkarte mit einer Schwimmerin in einem Punktemeer. Mit dem Ziel vor Augen geht es im ersten Jahr mit Durchhaltevermögen und Zuversicht vorwärts, aber man schwimmt permanent: „Mir war im Vorfeld klar, dass es ein halbes Jahr dauert, um mal gut unterwegs zu sein, und ein Jahr, um Herrin aller neuen Prozesse zu werden.“ Ende 2025 ist Barakat an einer Boje angekommen und fühlt sich als kompetente Ansprechpartnerin, die nicht mehr jede Information erst erheben, jeden Prozess aufsetzen und nachfragen muss. Wenn man ein Jahr mit allen Berichten, Planungen und Prozessen durchlaufen hat, „kann man die übrigen Aufgaben, die täglich eingeworfen werden, schon mit einer Hand jonglieren“, scherzt sie.

Ein interdisziplinäres Institut mit zahlreichen institutionellen Partnerschaften und Laborbetrieb zu betreuen, bot eine Herausforderung, die die ausgebildete Realschullehrerin und promovierte Bildungswissenschaftlerin gerne annahm. An ihrem ersten Arbeitstag gab es ihren Schreibtisch, einen Computer, IT-Zugang, aber noch keine Kaffeemaschine. Was war alles zu tun, bevor die erste Pipette in die Hand genommen werden konnte? Barakat gibt einen Blick hinter die Kulissen – auf die häufig unterschätzten administrativen Grundlagen, die einen wissenschaftlichen Betrieb erst ermöglichen.

Als administrative Managerin wurde Heike Barakat, die seit 2010 in der Wissenschaftsadministration arbeitet, von jenen vier Menschen ausgewählt, die das Institut beantragten. Begonnen hat die Wunschkandidatin am 15. Mai 2025. Bis Ende 2025 ist das Kernteam auf zehn Personen angewachsen, die derzeit noch in drei verschiedenen Gebäuden auf dem MedUni-Campus arbeiten. Es galt, die Job-Ausschreibungen zu betreuen, die administrative Eingliederung der neuen Mitarbeiter:innen, verschiedene Meldesysteme und die grundlegende Büroausstattung zu checken – angefangen mit Schlüsseln für die Büros. Ihr Büro teilt sich Barakat mit ihrem Pendant aufseiten des Ignaz Semmelweis Instituts der MedUni Wien, an dem das LBI SOAP angegliedert ist. Im Raum nebenan arbeitet Florian Krammer, Direktor beider Institute. Mit ihm und den drei Forschungsgruppenleiter:innen bespricht sie sich mindestens einmal in der Woche. Das Kernteam isst regelmäßig miteinander zu Mittag. Kurze Wege und abgestimmte Kommunikation sind wichtig, damit Heike Barakat dafür sorgen kann, dass die Wissenschaftler:innen den größten Teil ihrer Zeit auf ihre Forschung und den Outreach verwenden können.

Der neue gemeinsame Standort und die Labors in neu errichteten Gebäuden auf dem MedUni-Campus werden erst im Laufe des Jahres 2026 bezugsfertig. Seit Ende 2025 wird ein teilmöbliertes Labor im Rheumazentrum Oberlaa eingerichtet. Die Planungen und Einkaufslisten dafür hatten es in sich. Mit der Labor-Fachsprache, Spezifikationen und Zertifizierungen unvertraut, suchte die wissenschaftliche Administratorin klärende Gespräche, um die Angebote für teure Laborgeräte und geeignete Einrichtung zu verstehen. Die kaufmännischen Fähigkeiten für den wirtschaftlichen Einsatz beschränkter Mittel brachte sie bereits aus den Engagements an der ÖAW, der WU Wien und der Universität Wien mit. Neben dem Aufbau des Laborbetriebs organisiert das Institut bereits monatliche „One Health“-Seminare, die darauf abzielen, wissenschaftliche Erkenntnisse einem breiteren Publikum zugänglich zu machen.

Das LBI SOAP arbeitet mit dem Ignaz Semmelweis Institut der MedUni Wien zusammen, aber bei aller Verzahnung gelten unterschiedliche dienstrechtliche Regelungen (z.B. für Urlaub, Anträge und Homeoffice). Die Budgets müssen sorgfältig auseinandergehalten werden. Jede Struktur und jede Partnerschaft hat im Hintergrund mehrere Player und eigene Gesetzmäßigkeiten. Allein der Gebäudekomplex, in dem sich die Büros befinden, wird von MedUni Wien, AKH Wien und VAMED gemeinsam betrieben. Viele neue Gesichter und Namen füllten das Adressbuch: vom Facility Management bis zum Rektorat. Dazu kommen externe Partner und Financiers wie die Stadt Wien und die Gesundheit Österreich GmbH mit ihren Regeln, Prozessen, Systemen und Strukturen. Heike Barakat spielt sich nicht gerne in den Vordergrund, aber sie ist der Knotenpunkt eines weit verzweigten Netzwerks, an dem viele Stränge zusammenlaufen. Es ist ihr Job, die Verträge mit aufzusetzen, die Prozesse zu etablieren, die richtigen Ansprechpersonen zu kennen, die wechselseitigen Informationsströme zu organisieren und die Berichtspflichten zu erfüllen.

Dass kein Tag dem anderen gleicht, gefällt ihr: Während die Website sich noch im Aufbau befindet, plant und organisiert sie gemeinsam mit Kolleg:innen die feierliche Eröffnung des Instituts, bereitet den ersten Finanzbericht für das Partnerboard vor, begleitet Anträge für Visa und Aufenthaltstitel. Gleichzeitig ist Hardware aufzubauen, Schulungen sind zu absolvieren und die ersten Drittmittelanträge administrativ zu betreuen.

2026 freut Barakat sich auf weitere Abwechslung und die Möglichkeit, ihren pädagogischen Hintergrund in Bereichen wie Community Science und Schulkooperationen wieder einzubringen.

Kommunikation ist das A und O. Man muss überblicken, welche Personen welche Informationen schon haben und welche sie noch brauchen – und wenn sich was ändert, wer gleich wieder mit in den Loop genommen werden muss. Der Job erfordert Flexibilität, Neugier und Freude daran, jeden Tag mit vielen verschiedenen Menschen zu interagieren – über Institutionen, Hierarchien und Professionen hinweg. Es braucht mitunter Frustrationstoleranz und Belastbarkeit über einen langen Zeitraum, die durch das gute Gefühl belohnt werden, dass die administrativen Puzzleteile letztendlich zusammenfinden.

Die wichtigsten Arbeitsinstrumente sind Telefon, Mailprogramm und gute Schuhe, um Menschen zu besuchen und persönlich eine gute Arbeitsbeziehung zu etablieren. Erleichtert wird die Arbeit durch die vertrauensvolle und sinnstiftende Zusammenarbeit mit dem kompetenten Team des LBI SOAP, dessen Mitglieder sich gegenseitig Offenheit und Wertschätzung entgegenbringen sowie hohe Motivation und Engagement für die selbst gesteckten Ziele leben.